Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
1/ Candidature à un emploi
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par l’association ACPA (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. La Direction, le conseil d’administration, les cadres et agents de maîtrise ont accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que dans des cas particuliers nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.
2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile (notamment dans le cadre de financements APA, PCH ou caisses de retraite : CARSAT, MGEN, MSA, …)
Des renseignements pour étudier la situation des bénéficiaires potentiels, gérer la relation pré-contractuelle et aider à monter les dossiers de prises en charge sont enregistrés par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et ce stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
| Finalité / Documents / Données | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| Listing des bénéficiaires potentiels et des intervenants médico-sociaux concernés ou prescripteurs (médecin, infirmier libéraux, assistantes sociales,…), des aidants concernés (famille, voisin, …), demande de renseignements, situations familiales, sociales et administratives | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | 3 ans après inactivité |
| Copie des demandes d’aide financières | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | 3 ans après inactivité |
| Copie des pièces justificatives liées aux demandes d’aide financières | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | Non conservé |
| Fiche de première demande, Accord ou refus de prise en charge, évaluation des besoins, Devis gratuit | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | 3 ans après inactivité |
Nous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur le consentement des personnes concernées ou l’intérêt légitime des bénéficiaires potentiels ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile ou l’exécution de la convention (voire les cahiers des charges) avec le tiers-financeur concerné.
3/ Dossiers des bénéficiaires de l’aide à domicile (notamment dans le cadre de financements APA, PCH ou caisses de retraite : CARSAT, MGEN, MSA, …)
Des données et dossiers-bénéficiaires sont enregistrés par l’association AGAFPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et ce stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de l’exécution des prestations, du suivi et de la facturation associées est multiple :
| Finalités / Documents / Données | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| Listing des bénéficiaires et des intervenants médico-sociaux concernés ou prescripteurs (médecin, infirmier libéraux, assistantes sociales,…), des aidants concernés (famille, voisin, …), demande de renseignements, situations familiales, sociales et administratives, évaluation des besoins, grille GIR/AGIR | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, intervenants à domicile | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle |
| Accord de prise en charge, Devis gratuit, Contrat de prestation de service, Coupon signé de rétractation du contrat | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle |
| Factures pour les bénéficiaires | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, Service comptable, Cabinet comptable externalisé, Huissier de recouvrement en cas de contentieux | 10 ans après émission |
| Facturation pour les tiers financeurs | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, Service comptable, Cabinet comptable externalisé | 10 ans après émission |
| Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle |
| Mandat SEPA et accord de prélèvement | Personnel administratif concerné, Présidence et Direction, Service comptable, Cabinet comptable externalisé, Huissier de recouvrement en cas de contentieux | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle |
| RIB | Personnel administratif concerné, Présidence et Direction, Service comptable, Cabinet comptable externalisé, Huissier de recouvrement en cas de contentieux | Fin de la dernière relation contractuelle |
| Codes d’accès des résidences | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, intervenants à domicile | Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès |
| Feuille de présence (signée par le bénéficiaire) | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, intervenants à domicile, Collectivité de Corse en cas de contrôle ou de litige, Tiers financeurs (notamment les mutuelles) | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle |
| Badgeuse de télégestion (liée à de la facturation et de la paie) | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, intervenants à domicile, Collectivité de Corse | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle coté ACPA Coté CDC, se rapprocher de l’institution. |
Nous informons que des informations concernant nos bénéficiaires sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels, techniques ou de résolutions de litige (tiers financeurs, data-center de la badgeuse de télégestion, huissier de recouvrement, collectivité de corse,…). La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur :
– le consentement des personnes concernées (ou de leu représentant légal);
– ou l’exécution d’un contrat de prestation ;
– ou l’exécution de la convention avec un tiers financeurs ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations (voire le un cahier des charges) applicables dans le secteur du service, aide et accompagnement à domicile ;
– ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile (qui a notamment besoin de traçabilité de l’effectivité) ;
– ou l’intérêt légitime des personnes concernées.
4/ Dossiers des patients potentiels du soin à domicile (SSIAD)
Des renseignements pour étudier la situation des patients potentiels et gérer la relation pré-contractuelle sont enregistrés par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :
| Finalité / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| Listing des appelants pour une demande de prise en charge et listing des bénéficiaires potentiel et des intervenants médico-sociaux concernés ou prescripteurs (médecin, infirmier libéraux, assistantes sociales,…), des aidants concernés (famille, voisin, …), demande de renseignements, situations familiales, sociales et administratives | Personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Direction et présidence | 3 ans après inactivité |
| Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité, grille GIR/AGIR (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Direction et présidence | 3 ans après inactivité |
Nous vous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, des professionnels de santé externes et des structures médico-sociales, concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt légitime du patient potentiel ou notre intérêt légitime en tant que service de soins à domicile.
5/ Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de l’exécution et suivi des soins est multiple :
| Finalités / Documents / Données | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| Listing des appelants pour une demande de prise en charge et listing des bénéficiaires potentiel et des intervenants médico-sociaux concernés ou prescripteurs (médecin, infirmier libéraux, assistantes sociales,…), des aidants concernés (famille, voisin, …), demande de renseignements, situations familiales, sociales et administratives | Personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Direction et présidence, Intervenant à domicile interne ou externe | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité, grille GIR/AGIR (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Direction et présidence, Intervenant à domicile interne ou externe | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, …), Consentement au partage des données sensibles | Direction et présidence uniquement en cas de problématique, IDEC, IDE, Intervenant à domicile interne ou externe | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Contrat de prise en charge individualisé | Direction, présidence, personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Intervenant à domicile interne ou externe | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Codes d’accès des résidences | Direction, présidence, personnel administratif concerné, IDEC, IDE, Intervenant à domicile interne ou externe | Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient |
| Données de traçabilité de la badgeuse de télégestion (liée aux contrôles du temps de travail) | Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
Nous vous informons que les données personnelles de nos patients sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs (à leurs opérateurs techniques de télégestion), des professionnels de santé externes et des structures sanitaires, sociales et médico-sociales, concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur :
– le consentement des personnes concernées (ou du représentant légal s’il y a lieu) ;
– ou l’exécution d’une prestation de soins à domicile sur prescription médicale ;
– ou l’exécution de la mission de soin autorisée par l’ARS ;
– ou l’exécution d’un contrat de soins ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche du service et soins à domicile ;
– ou notre intérêt légitime en tant que SPASAD ;
– ou l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.
6/ Données des locataires potentiels des studios-logements intermédiaires
En vue de la location potentielle de studios-logements intermédiaires, de l’étude du dossier et de la relation pré-contractuelle, des fiches de renseignements pour prouver la solvabilité et le niveau d’autonomie de la personne sont collectées et enregistrées par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de ce stockage d’informations personnelles (état civil, nom, prénom, genre, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, situations fiscales, administratives et médicales) est multiple :
| Finalité / Document / Données | Destinataire habilité | Durée max. de conservation |
| Listing des locataires potentiels, demande de rappel, de renseignement et devis | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné, Tiers financeur éventuel | 3 ans après inactivité |
| Documents de solvabilité | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné, Tiers financeur éventuel | 3 ans après inactivité (car des litiges sont possibles) |
| Documents de preuve de niveau d’autonomie | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné, Tiers financeur éventuel | 3 ans après inactivité (car des litiges sont possibles) |
Nous signalons que les données des locataires potentiels peuvent être transmises au professionnel-prescripteur ou au tiers financeur ,concernés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur le consentement des personnes concernées ou l’exécution de la convention avec le tiers financeur ou notre intérêt légitime en tant que loueur de logements intermédiaires.
7/ Données des locataires des studios-logements intermédiaires
En vue de l’exécution, la facturation et le suivi des locations de logements intermédiaires, des dossiers et renseignements sur les locataires sont collectés et enregistrées par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de ce stockage d’informations personnelles (état civil, nom, prénom, genre, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, situations fiscales, administratives et médicales) est multiple :
| Finalité / Document / Données | Destinataire habilité | Durée max. de conservation |
| Listing de l’identité des locataires, contrat de location, règlement intérieur signé, Documents de solvabilité, Documents de preuve de niveau d’autonomie, Mandat SEPA | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
| RIB | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné | Fin de la relation contractuelle |
| Facturation | Direction, Présidence, Conseil d’administration, Personnel administratif concerné | 10 ans après émission |
Nous signalons que les données des locataires peuvent être transmises aux tiers financeurs concernés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ACPA peut reposer sur l’exécution du contrat de location ou l’exécution de la convention avec le tiers financeur ou notre intérêt légitime en tant que loueur de logements intermédiaires ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
11/ Données des locataires (actifs ou potentiels) de la télé-alarme
L’identité des locataires (actifs ou potentiels) de la télé-alarme, des aidants concernés et tous les documents ou données fournis pour devenir locataire ainsi que les pièces comptables associées sont collectés ou enregistrés par l’association ACPA (qui est le sous-traitant de CTS responsable du traitement) en vue de gestion de l’étude du dossier, de la location de la facturation et du suivi associés. Seuls le Personnel administratif concerné, les Cadres, responsables ou assistant(e) de secteur, la Présidence et la Direction sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les locataires potentiels, 5 ans après la fin de la relation contractuelle pour les locataires et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que loueur ou l’exécution du contrat de location ou l’exécution de la convention éventuelle avec un tiers-financeur ou l’intérêt légitime voire vital de la personne concernée ou l’obligation liée à une législation. Nous signalons le transfert de données vers le responsable et la possibilité d’exercice des droits des personnes concernées (opposition, accès, rectification, effacement, limitation, portabilité) auprès de l’ACPA et du responsable de traitement : www.corse-telesurveillance.com
8/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par ACPA qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email, …) est la gestion organisationnelle et informatives des événements. Seul la Direction, la présidence et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.
9/ Données des membres du conseil d’administration et des AG de l’association
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des données personnelles concernant des membres du conseil d’administration et des présents aux AG de l’association sont conservés par ACPA qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction, la Présidence et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :
- https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
- https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html
La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et de traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association ou notre intérêt légitime.
10/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par l’association ACPA qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul les personnels concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.
11/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par l’association ACPA (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Présidence, la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
12/ Données sur les employés, les stagiaires et le bénévoles
En vue de la gestion de la paie, du personnel et des tiers-déclarations, l’identité des salariés, stagiaires et bénévoles ainsi que les documents de gestion du personnel (bulletins de salaires par exemple) seront conservés par l’association ACPA (qui est le responsable de traitement) en base active le temps de la durée du contrat de travail, convention de stage ou fin du bénévolat. Seuls la Direction, la Présidence et le service administratif concerné sont habilités à avoir accès aux données conservées. Ce référentiel indique une partie des délais de conservation de données qui nous appliquons : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
Des informations vous concernant sont aussi susceptibles d’être enregistrées dans les données ou documents suivants :
| Finalité / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| Vidéoprotection éventuelle aux domiciles des bénéficiaires | Le particulier-bénéficiaire (qui est le responsable du traitement) | Se rapprocher du bénéficiaire pour être informé |
| Données de traçabilité de la badgeuse de télégestion SSIAD (liée aux contrôles du temps de travail) | Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Badgeuse de télégestion (liée à de la facturation et de la paie) | Personnel administratif concerné, Cadre, responsable ou assistant(e) de secteur, Présidence et Direction, intervenants à domicile, Collectivité de Corse | 5 ans après la fin de la dernière relation contractuelle coté ACPA Coté CDC, se rapprocher de l’institution. |
| Digicode individuel des locaux | Présidence, Direction | 3 mois |
Nous vous informons que des informations concernant nos employés, stagiaires ou bénévoles sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de santé ou institutionnels (organismes sociaux, médecine du travail, OPCA, mutuelles, prévoyances, tiers financeurs, …). La base juridique du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’exécution du contrat de travail ou la législation du travail en vigueur (code du travail, convention collective…) ou l’exécution d’une convention avec un tiers financeur. Après la cessation du contrat de travail, les données-employés ou stagiaires seront archivées le temps des délais légaux de prescription des litiges (ou de recommandation par l’Etat en vue de reconstitution de votre carrière lors de votre départ en retraite). Seuls la Direction et ses délégataires, la Présidence, les membres du CA et le personnel juridique interne ou externalisé concerné sont habilités en cas de litige ou problématique à avoir accès aux données archivées.
13/ Données de badgeuse de télégestion et fiche de présence à destination de nos employés
Un système d’application badgeuse et de fiche de présence a été mis en place par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’informations (nom de l’employé voire du bénévole, nom du bénéficiaire, horaire d’arrivé et de départ, …) est la gestion de la traçabilité des interventions, de la facturation et de la paie des intervenants. Les destinataires et durée de conservation sont cités aux paragraphe 12 de ce document. La base juridique de traitement de données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’employeur et prestataire d’aide à domicile ou l’exécution du contrat de travail ou l’exécution d’une convention avec un tiers-financeur.
14 / Données du digicode individuel à destination de nos employés
Un système de digicode individuel a été mis en place par l’association ACPA qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’informations (nom de l’employé voire du bénévole, nom du bénéficiaire, horaire d’arrivé et de départ, …) est la sécurisation des locaux et la traçabilité des entrées. Les destinataires et durée de conservation sont cités aux paragraphe 12 de ce document. La base juridique de traitement de données personnelles est notre intérêt légitime de sécurisation des locaux, des personnes et des équipements.
15/ Vos droits
En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@acpa-una.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, ACPA, BP562 Bât. E5 Alzo di Leva II, Domaine des Chênes, 20189 Ajaccio cedex 2. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
Nous informons que tous les mails et données ou documents associé(e)s que nous recevons transitent par des outils SaaS antispam. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information par email ou courrier à nos fournisseurs, partenaires professionnels, employés, et personnes accompagnées actives. Vous pouvez signaler par email à dpo@acpa-una.fr que vous ne souhaitez plus recevoir ou recevoir à nouveau notre lettre d’information.
